Virtuelle konferencer skal tænkes som en helt selvstændig disciplin, der stiller sine egne specifikke krav til forberedelse, koncept og formsprog. Det gælder først og fremmest om at udnytte alle det virtuelle rums muligheder, så vi sikrer nærvær og engagement fra tilhørerne, når vi nu ikke sidder i samme sal og kigger mod den samme scene.

En virtuelle konference skal ikke blot erstatte en klassisk konference. Det virtuelle rum åbner en lang række muligheder for tættere kommunikation, nærvær, inddragelse og dialog, der ikke er mulig fra den klassiske scene, hvor der leveres indhold til et publikum.

Den virtuelle konference trækker både på de klassiske konferencer og TV-produktioner, men også på greb fra de intense TED-talks, youtuberes uformelle fortællesprog, gamefication og den simultane udnyttelse af flere platforme.

Billedbeskæringer fra din virtuelle live-produktion kan som i gode tv-udsendelser være tættere, mere optaget af følelser, engagement og indlevelse end normalt ved fysiske konferencer. Gribes det rigtigt an, vil den virtuelle konference være af høj lyd- og billedmæssig kvalitet, og den vil ofte opleves mere intens, fortættet og nærværende, end den klassiske konference. Derfor er det til virtuelle konferencer endnu vigtigere med en kameravant, professionel vært, der kan binde dagen sammen.

Forberedelse er afgørende

Forberedelsen af den virtuelle konference bliver endnu mere central, end den er ved en fysisk konference. Arrangøren skal bl.a. gøre sig klart:

Hvad vil vi helt præcist med arrangementet? Hvilke nye muligheder får vi i det virtuelle? Hvad skal deltagerne huske, når vi er færdige? Hvad skal de tage med sig hjem? Hvordan får vi fokuseret på de centrale budskaber, når vi er virtuelle? Har vi de rigtige deltagere i målgruppen?

Teknikken og valget af location skal tænkes grundigt igennem og teknikken testes på forhånd i samarbejde med en professionel leverandør. Den vellykkede virtuelle konference kræver investering i den fornødne tekniske assistance til opsætning, lys, lyd, billede, valg af platform m.v. Til gengæld spares der penge på rejser, konferencefaciliteter og forplejning.

Rådgivningen fra den tekniske leverandør og fra den erfarne moderator skal i spil tidligt, hvis alle relevante værktøjer skal indtænkes.

Deltagerne skal også forberedes. Måske skal det ske med en ultra kort podcast på 10-15 minutter med et par highlights eller en introduktion fra en af konferencens keynote speakers? Måske skal deltagerne, hvis de har lyst, sende en lille video med deres forventninger til dagen, som man kan klippe sammen?

Brugervenligheden skal være på plads, så ingen bremses af teknikken. Her skal arrangøren i samarbejde med den tekniske leverandør måske udsende step-by-step lavpraktiske forklaringer til, hvordan man kommer ombord og deltager, og hvordan vi opfører os virtuelt, når vi er mange sammen. De fleste kender de sociale koder fra de fysiske konferencer (man tier stille, rækker hånden op, sætter mobilen på lydløs osv.), men de sociale koder i det virtuelle konferencerum er ikke rutine for alle: Skal min mikrofon mutes? Kan jeg sige noget? Skal mit kamera være tændt? Kan jeg rejse mig og ryge undervejs?

Måske skal det virtuelle rum åbne et par timer før selve konferencen, så alle får mulighed for at chatte eller tale direkte med de tekniske vejledere.

Afvikling

Afviklingen af den virtuelle konference skal ske i respekt for det faktum, at deltagernes attention-span vil være kortere, når vi er virtuelle. Derfor er en skarp og præcis drejebog for alle forløbets elementer afgørende.

Alle muligheder skal tænkes igennem på forhånd: Bryd formen, lav en grafik med speaker-intro, brug debat, interview, TED-talk-format, nedbryd gerne det formelle for at invitere deltagerne helt indenfor.

Måske byder formanden eller direktøren velkommen i et closeup fra sin telefon? Måske skal deltagerne engageres i chatrooms, hvor de løbende skriver sammen med udvalgte redaktører, mens de lytter til en debat fra konferencens centrale location?

Hvordan forløser vi oplægsholderne bedst? Måske skal den fysiske konferences klassiske indlæg, der normalt alle ville vare mellem 10 og 30 minutter, indspilles på forhånd og leveres som podcast til deltagerne? På den måde kan den virtuelle live-tid måske reduceres betragteligt — med bedre resultat?

Er det slut med powerpoints? Hvordan bruger vi grafik og screen-sharing undervejs?

Hvordan holder vi på deltagerne undervejs? Hvordan bryder vi deltagerne op i grupper eller workshops undervejs? Skal vores grupper, der arbejder simultant, kommunikere med hinanden undervejs?

Vi kan bruge Mentimeter eller anden software til afstemninger og løbende spørge til deltagernes holdninger. Hvis der er tale om mindre forsamlinger, kan man eventuelt sende en virtuel pose med materiale — en goodiebag —  rundt, som øger samhørigheden og fungerer som fælles referencepunkt. Øget engagement igennem konferencen kan opbygges med quizzer/konkurrencer og udløsning af spænding til sidst.

Mulighederne er talrige. Det er vigtigt med god rådgivning, så man ikke drukner det centrale budskab i tekniske gimmicks.

Ekstra opfølgning

Den virtuelle konference giver nye muligheder for at fastholde deltagerne efter konferencen. Et chatroom kan eksempelvis fortsættes i umiddelbar forlængelse af konferencen, hvor særligt interesserede kan møde hovedpersonerne eller fortsætte deres egen dialog. Det virtuelle forløb kan redigeres til mindre elektroniske pakker, der udsendes efter konferencen eller bruges på en hjemmeside / Facebook eller andet.

Der er mange, nye muligheder. Og vi vil, som professionelle moderatorer, rigtig gerne tidligt med i overvejelserne om, hvordan man griber en virtuel konference an.